بستن
FA EN AR RU FR CHI

تکنيک‌های مديريت زمان

تکنيک‌های مديريت زمان


تکنيک‌های مديريت زمان

وسايل و امکانات مختلفی برای مديريت زمان وجود دارند و افراد به تناسب علاقه و نياز خود از آنها استفاده می کنند. در حالت کلی اين ابزارها را می توان به سه گروه سررسيد تقويم‌دار،امکانات نرم‌افزاری (برنامه‌ها و بسته های نرم افزاری با قابليت نصب و استفاده در کامپيوترهای شخصی و لپ‌تاپ) وامکانات سخت افزاری شامل ابزار و وسايل جديدی مانند انواع سازمان‌دهنده‌های شخصی (personal organizer) دفتر يادداشت‌های الکترونيکی (netbook) و حتی امکانات و قابليت‌هايی که در بسياری از گوشی های تلفن همراه تعبيه شده است، می توانند ابزارهای مناسبی برای مديريت زمان باشند.

 مقاله زیر برگرفته از شماره 2204 روزنامه دنیای اقتصاد است.

 

تکنيک‌های مديريت زمان

پژمان دورانديش
وسايل و امکانات مختلفی برای مديريت زمان وجود دارند و افراد به تناسب علاقه و نياز خود از آنها استفاده مي‌کنند. در حالت کلی اين ابزارها را مي‌توان به سه گروه سررسيد تقويم‌دار،امکانات نرم‌افزاری (برنامه‌ها و بسته های نرم افزاری با قابليت نصب و استفاده در کامپيوترهای شخصی و لپ‌تاپ) وامکانات سخت افزاری شامل ابزار و وسايل جديدی مانند انواع سازمان‌دهنده‌های شخصی (personal organizer) دفتر يادداشت‌های الکترونيکی (netbook) و حتی امکانات و قابليت‌هايی که در بسياری از گوشي‌های تلفن همراه تعبيه شده است، مي‌توانند ابزارهای مناسبی برای مديريت زمان باشند.


از تکنيک‌های بيست‌گانه استفاده کنيد
در زیر بيست تکنيک‌ کاربردی مديريت زمان برای مديران بيان شده تا راهگشای مقوله کمبود وقت مديران و استرس ناشی از آن باشد:
1- اولويت کارها را مشخص کنيد: با اولويت‌بندی درست کارها آنها را به ترتيب فهرست کنيد و برای انجام آنها اقدام نماييد. اولويت بندي، اولين گام اصلی در جهت مديريت زمان است.
2- تفويض اختيار کنيد: واگذاری کارها به افرادی که شايستگی و توانايی انجام آنها را دارند راهی مناسب برای فراهم کردن مقداری وقت آزاد است اما توجه داشته باشيد که در اين مهم ضروری است که حيطه اختيارات و مسووليت فرد را مشخص کنيد به طوری که اختيارات وی با مسووليت وی متناسب باشد. امضا کردن موارد روزمره مانند فرم‌ها و فاکتورهای روزانه از جمله مواردی است که شايد بتوانيد روی تفويض آنها فکر کنيد.
3- استفاده از فناوری را جدی بگيريد: به جای ملاقات‌های حضوری و نيز در جهت تسريع گردش درخواست‌ها و مکاتبات اداری از امکاناتی مانند تلفن، فکس، ايميل، سيستم دبيرخانه مبتنی بر شبکه (paperless)، نرم‌افزار SharePoint و برگزاری کنفرانس آنلاين استفاده کنيد.
4- از خدمات بانکداری الکترونيک استفاده کنید: معمولا با يک بار مراجعه به بانک خود و ارائه يک درخواست مي‌توانيد از اين خدمات ارزنده استفاده کنيد و بسياری از امور بانکی و پرداخت‌های خود را در منزل يا محل کار و از طريق اينترنت انجام دهيد و ناچار نباشيد که در هفته ساعاتی از وقت ارزشمند خود يا کارمند شرکت را در صف بانک تلف کنيد.
5- مراجعان را مديريت کنيد: منشی يا مسوول دفتر خود را توجيه کنيد که برای چه کسانی وقت ملاقات گذارد و چه کسانی را به فرد يا قسمت ديگری راهنمايی کند چون لزومی ندارد که شما راه حل همه مراجعان باشيد. همين نکته را در خصوص وصل کردن تماس‌های تلفنی هم يادآور شويد.
6- گفت‌وگوهای تلفنی را مختصر کنيد: اگر قصد داريد به همکاری تلفن ‌کنيد که فکر مي‌کنيد ممکن است با صحبت‌های نامربوط وقت شما را بگيرد برای آنکه مطمئن باشيد که پرچانگی نمي‌کند مي‌توانيد دقايقی پيش از ساعت نهار يا زمان حرکت سرويس تماس بگيريد؛ در ضمن لزومی ندارد در طی روز هر بار که به همکاری تلفن مي‌زنيد احوال‌پرسی خانوادگی کنيد به اصل مطلب بپردازيد.
7- سيستم بايگانی مناسبی داشته باشيد: با داشتن يک سيستم بايگانی نامرتب که نظم منطقی و مشخصی در نگهداری مکاتبات ندارد، هم فضايی را بيهوده اشغال کرده‌ايد و هم در هنگام لزوم به دردتان نمي‌خورد؛ پس با توجه به نوع کسب و کاری که داريد سيستم بايگانی مناسبی را پيش‌بينی کنيد. برای اين منظور مي‌توانيد از زونکن‌هايی با رنگ‌های مختلف استفاده کنيد؛ مثلا زونکن قرمز برای نامه‌های ارسالي، زونکن زرد برای نامه‌های دريافتی و زونکن آبی برای فاکتورهای خريد؛ تا در هنگام لزوم به سرعت بتوانيد زونکن مورد نظر را بيابيد. در خصوص پرونده‌ها نيز مي‌توانيد از همين شيوه استفاده کنيد و از پوشه‌هايی با رنگ‌های متفاوت برای موضوعات مختلف استفاده کنيد. ضمن اينکه اگر قرار است پوشه‌ها را داخل فايل‌های کشويی قرار دهيد، مي‌توانيد از پوشه‌هايی که دارای برچسب پلاستيکی برای نوشتن عنوان هستند، استفاده کنيد تا مجبور نشويد برای پيدا کردن يک پوشه همه پوشه‌های کشو را خارج کنيد و ورق بزنيد.
8- با سيستم بايگانی آشنا باشيد: با چگونگی نگهداری مکاتبات در بايگانی مربوط به خود آشنا باشيد تا در صورت نبود يا مرخصی منشي، گرفتار نشويد و بتوانيد به سهولت آنچه را که مي‌خواهيد پيدا کنيد.
9- بايگانی را ساماندهی کنيد: هرچند وقت يکبار بايگانی خود را بررسی نماييد و مکاتباتی را که ديگر نيازی به نگهداری آنها نيست بيرون بيندازيد. چنانچه امور بايگانی شما را منشی برعهده دارد از او بخواهيد که اين کار را با نظارت شما انجام دهد.
10- از خواندن مطالب بيهوده و نامربوط پرهيز کنيد: وقت خود را صرف خواندن همه مطالب روزنامه نکنيد. اگر علاقه‌مند به مطالعه مقالات اقتصادی هستيد مي‌توانيد به منشی خود بگوييد که مقالات اقتصادی روزنامه را برايتان مشخص کند يا به جای اينکه کل مجله را به شما بدهد همان صفحات را کپی گرفته و بدهد. به جای اينکه مجله را بايگانی کنيد مقالات مورد نياز آن را جدا کرده يا از آنها کپی کرده و نگه‌داريد. قبل از ورق زدن و مرور يک مجله يا کتاب حتما فهرست عناوين را ببينيد شايد اصلا ارزش ورق زدن را نداشته باشد.
11- علامت‌گذاری نکات مهم را فراموش نکنيد: وقتی نامه درخواست يا گزارشی را مي‌خوانيد جملات و عناوين مهم را مشخص کنيد تا در بازخوانی يا استنادهای بعدی مجبور به خواندن مجدد همه مطلب نباشيد و بتوانيد به سرعت مطالب اصلی را بيابيد.
12- در مسافرت کارتان را رها نکنيد: زمانی که در مسافرت هستيد مسووليت خود را به شخصی واگذار کنيد که بتواند در نبود شما به نامه‌ها و مکاتبات پاسخ مناسب دهد. در اين خصوص لازم است که به طور دقيق حيطه اختيارات او را مشخص کنيد که به چه نامه‌هايی پاسخ دهد و چه مواردی را برای شما نگه‌دارد تا خود شما رسيدگی کنيد.
13- مخاطبان خود را در دسترس داشته باشيد: مشخصات ضروری افرادی را که ممکن است نياز به تبادل ايميل با آنها داشته باشيد در قسمت مخاطبان (contacts) صندوق پستی خود ذخيره نماييد. مواردی مانند نام، شماره تلفن، آدرس وب سايت و ايميل از اين جمله هستند. استفاده از اين امکان کمک مي‌کند که در زمان ارسال نامه، ناچار به تلفن کردن و پرسيدن آدرس ايميل نباشيد.
14- برای وقت خود ارزش قائل باشيد: اجازه ندهيد که ديگران وقت باارزش شما را تلف کنند. در مقابل افرادی که با دردودل و حرف‌های حاشيه‌ای مي‌خواهند وقت شما را تلف کنند هوشيار باشيد و با لحنی مودبانه بگوييد که در حال حاضر گرفتار هستيد و فرصت شنيدن صحبت‌های آنها را نداريد. در ضمن سعی کنيد مذاکرات کوتاه و چند دقيقه‌ای را بطور ايستاده انجام دهيد؛ بنابراين وقتی کسی برای اين منظور نزد شما مي‌آيد از پشت ميز بلند شويد و ايستاده صحبت کنيد؛ باور کنيد که در کوتاه کردن صحبت و صرفه‌جويی در وقت بسيار کارساز است.
15- خود را درگير جزئيات اجرايی نکنيد: مدير هر چه بيشتر درگير کارهای اجرايی باشد کمتر فرصت تفکر و برنامه‌ريزی دارد. به عنوان مديرعامل، قائم مقام يا مديرکل يک سازمان لزومی ندارد که بيش از اندازه در جزئيات اجرايی ريز شويد و به آنها توجه کنيد. اين کار نه تنها موجب مي‌شود که پرسنل خود را روباتی تصور کنند که از خود اختياری ندارند، بلکه شما را از وظايف اصلی خود دور مي‌کند.
16- جلسات را کوچک و جمع و جور برگزار کنيد: از آنجا که معمولا تشکيل جلسه در سطح مديران سازمان دشوار است از آن به عنوان آخرين گزينه استفاده کنيد. جلسات متعدد و طولاني، وقت و انرژی ذهنی زيادی از مدير مي‌گيرد. هر قدر که تعداد افراد جلسه بيشتر باشد دستيابی به نتيجه و جمع بندی دشوارتر مي‌شود. پس ابتدا در مورد ضروری بودن تشکيل جلسه به يقين برسيد و بعد هم تا حد امکان جلسه را بزرگ نکنيد.
17- اصول جلسات بزرگ يا مهم را در نظر داشته باشيد: جلسه حتما دارای دستور جلسه باشد، دستور جلسه حداقل يک روز پيش از برگزاری جلسه به دست مدعوين برسد، در دستور جلسه زمان شروع و پايان جلسه را مشخص کنيد و حتی اگر امکان دارد حداکثر زمان هر بند از دستور جلسه را هم معين کنيد تا افرادی که قرار است در آن مورد صحبت کنند زمان را مدنظر داشته باشند، موضوعات را برحسب اولويت در دستور کار قرار دهيد، از رييس يا دبير جلسه بخواهيد که مديريت زمان جلسه را برعهده داشته باشد و اجازه ندهد که افراد با مرور حرف‌های تکراری و خارج از موضوع، وقت جلسه را بگيرند، فقط افراد مرتبط به موضوع جلسه را دعوت کنید، نسبت به حضور به موقع در جلسه مقيد باشيد و ديگران را هم از اين موضوع آگاه کنید.
18- زمان صرف ناهار و صبحانه فرصت خوبی برای انجام مذاکرات کاری به شکل غيررسمی است. اصطلاح صبحانه کاری و ناهار کاری که مدتی است رايج شده دلالت برهمين موضوع دارد، پس سعی کنيد از اين فرصت‌ها به خوبی استفاده کنید. شخصا از زمان صرف ناهار استفاده زيادی مي‌برم و بسياری از گفت‌وگوهای کاری را حين صرف ناهار انجام مي‌دهم. به تجربه دريافته‌ام که احتمال مقاوت و مخالفت در اين زمان کمتر است.
19- زبان بدن را ياد بگيريد: با آموختن زبان بدن (body language) مي‌توانيد در مذاکرات يک گام جلوتر باشيد؛ چرا که بيش از نيمی از پيام‌های ارتباطی انسان‌ها به وسيله حرکات بدن منتقل مي‌شود. با درک صحيح از طرز نشستن، ايستادن، نگاه کردن و صحبت کردن طرف مقابل مي‌توانيد رفتار و گفتار خود را در جهت متقاعد کردن وی عوض کنيد و بدين ترتيب در زمان کوتاه‌تری به نتيجه برسيد.
20- يادگيری مديريت زمان را توصيه کنيد: پرسنل خود را تشويق کنيد که تکنيک‌های مديريت زمان را بياموزند و آن را در عمل به کار گيرند؛ چرا که اگر آنها بتوانند زمان خود را بهتر مديريت کنند شما هم از فوايد آن بهره‌مند مي‌شويد و امکان تفويض کار مهيا مي‌شود.
فراموش نکنيد که مديريت زمان، هسته اصلی مديريت زندگی (life management) است، پس در مورد خودتان واقع‌بين باشيد. اگر انجام کارهای زياد و بيش از توانايی خود را قبول کنيد به زودی دچار استرس و اضطرابی خواهيد شد که سلامتی روحی و جسمی شما را تهديد مي‌کند و به ناچار بايد پولی را که به واسطه تلاش سخت و بيشتر کسب کرده‌ايد خرج درمان خود کنيد؛ بنابراين حد و مرز ظرفيت خودتان را بشناسيد و به آن احترام گذاريد.