مقاله زیر برگرفته از شماره 2216 روزنامه دنیای اقتصاد است.

دکتر احمد باقری-معاون اداری مالی

انتظارات متقابل مدیر ارشد و زیردستان

سریما نازاریان
کاملا مشخص است که ارتباط مدیر با زیردستان مستقیمش در موفقیت تیم بسیار مهم هست؛ اما با وجود اطلاعات بسیاری که در مورد مشخصات اعتماد و صراحت در این رابطه وجود دارد، در مورد انتظاراتی که یک مدیر از کارکنانش دارد، حرف زیادی زده نشده است.

انتظارات مدیر از زیردستان مستقیم خود

 هر کدام از رفتارهای زیر، به تنهایی مهم هستند، ولی در صورتی که با یکدیگر جمع شوند، رشد تاثیرگذار بر نتایج طولانی‌مدت را به همراه مي‌آورند.
درگیر کار شوید: مدیران خوب در مورد تفویض اختیاراتشان بسیار آگاه هستند. ولی نکته‌ای که مهم است این است که آنها به خوبی مي‌دانند که یک موقعیت خاص در چه زمان به دخالت مستقیم آنها بستگی دارد. در این زمان‌ها، هیچ بهانه‌ای از طرف مدیران زیردست برای وارد کار نشدن، پذیرفته نیست. مدیران ارشد از زیردستانشان انتظار دارند که مسوولیت شکست‌ها را به عهده بگیرند و افتخار موفقیت‌ها را به کارکنان زیردستشان نسبت دهند. علاوه بر این از این مدیران انتظار مي‌رود که شجاعت لازم را برای دادن اخبار بد داشته باشند. اگر باید کارخانه‌ای بسته شود، آنقدر جرات داشته باشید که خبر را خودتان حضوری به اطلاع کارکنان برسانید.
معمولا از مدیران زیر دست مدیر ارشد در سه موقعیت خاص انتظار دخالت در کارها مي‌رود.
1. زمانی که فردی تعهداتش را به خوبی انجام نمي‌دهد.
2. زمانی که مسائل مهم مربوط به کارکنان مانند درگیری رخ مي‌دهد.
3. در زمان بحران.
مدیر بودن، دلیل کار نکردن نیست
ایده‌پردازی کنید: یک فرد ایده پرداز، گنج باارزشی است. معمولا ایده‌پرداز‌ها در سازمان‌ها تشویق نمي‌شوند، ولی همان‌ها هستند که ضامن موفقیت سازمان هستند. بسیاری از مدیران ایده‌های بسیار خوبی به ذهنشان مي‌رسد، ولی آنها را بیان نمي‌کنند. مدیران ارشد انتظار دارند که زیردستان مستقیم‌شان همیشه ایده‌هایشان را به زبان بیاورند.
مشتاق همکاری کردن باشید: عجیب است که بدانیم چقدر افرادی که مایل به همکاری کردن و به اشتراک گذاشتن نتایج کاریشان هستند، محدودند؛ جالب اینجا است که بسیاری از افراد به خوبی مي‌دانند که در صورتی‌که با دیگران همکاری کنند، نتایج خیره‌کننده‌ای به دست مي‌آورند، ولی باز هم از این کار خودداری مي‌کنند. مهم نیست که افراد یکدیگر را دوست داشته باشند یا خیر، روابط شخصی آنها نباید روی کیفیت کارشان تاثیر بگذارد.
مایل به ریسک کردن در کارهای جدید باشید: هیچ وقت نتیجه یک کار جدید از پیش مشخص نیست، به همین دلیل مردم معمولا مایل به همکاری کردن در کارهای جدید نیستند، مخصوصا زمانی که این کار جدید از مرزهای بخش یا سازمان خودشان فراتر برود. ولی مدیران ارشد همیشه دوست دارند که زیردستان مستقیم‌شان جرات لازم را برای ریسک کردن داشته باشند.
همراه با پیشرفت خودتان، از کارکنانتان هم رهبر بسازید: بسیاری از مدیران در مورد خودشان بسیار خودرای هستند. تنها به پیشرفت خودشان فکر مي‌کنند و به هیچ وجه به فکر کارکنان‌شان نیستند. در حالی که مدیران ارشد انتظار دارند که مدیران زیردست‌شان حتی بیش از موفقیت و پیشرفت خودشان به پیشرفت کارکنان‌شان اهمیت بدهند.
یک سیگنال مهم نشان دهنده این که مدیران به پیشرفت زیردستان‌شان اهمیت مي‌دهند، همکاری کردن در ارزیابی‌های کارآیی است. مدیران ارشد انتظار دارند که مدیران زیردستشان خودشان به صورت مستقیم در این ارزیابی‌ها حضور داشته باشند و به کارکنان‌شان در مورد عملکردشان بازخور بدهند.
به روز باشید: هیچ چیز کسل کننده‌تر از نشستن در جلسه با افرادی نیست که نمي‌دانند در دنیای اطرافشان چه مي‌گذرد. مدیران ارشد انتظار دارند که مدیران زيردست‌شان در جریان اخبار روز دنیا باشند. چرا که اتفاقاتی که در دنیا روی مي‌دهد، مستقیما روی سازمان تاثیر مي‌گذارد. سازمان‌ها در دنیا فعالیت مي‌کنند و تصمیماتشان را براساس رویداد‌های دنیا شکل مي‌دهند، پس باید بدانند که چه اتفاقاتی در حال روی دادن است.
علاوه بر این مدیران باید در مورد مشتریان هم اطلاعات کافی داشته باشند. موضوعاتی از این قبیل که مشتریان چه تغییراتی مي‌کنند، تکنولوژی و رویداد‌های دنیا چه تاثیری روی آنها مي‌گذارد و موضوعاتی از این قبیل.
پیش‌بینی کنید: یکی از نتایج در جریان اخبار دنیا نبودن این است که سازمان دچار مشکلاتی مي‌شود که مي‌توانست رخ دادن آنها را پيش‌بينی کند. مشکلاتی که در این صورت یا دیرتر از زمان لازم موفق به حل کردن آنها مي‌شود یا اینکه هرگز نمي‌تواند آنها را حل کند. همیشه مواظب باشید که به صورت عکس‌العملی کار نکنید و کمی ‌پیش‌تر از جلوی پایتان را هم ببینید. افرادی که همیشه حواسشان به دور و برشان هست، بهترین گزینه‌های رهبری هستند.
مسوول پیشرفت خودتان باشید: مدیران ارشد انتظار دارند که مدیران زیردستشان همیشه برای بهتر شدن تلاش کنند. برای یاد گرفتن بیشتر حتما لازم نیست به دانشگاه برگردید. در بسیاری از زمان‌ها این پیشرفت کردن با در جریان افراد و ایده‌های جدید قرار گرفتن اتفاق مي‌افتد. از مدیرتان راهنمایی بخواهید؛ اگر او شما را راهنمایی نکرد، به سراغ همکاران و زیر دستانتان بروید. سعی کنید کارهای چالش بر انگیز را بر عهده بگیرید، از این نوع کارها بسیار بیشتر از کارهای ساده یاد مي‌گیرید. مسلما انجام این کار قدری شجاعت لازم دارد، چرا که شاید نتیجه کار چندان جالب از کار در نیاید. ولی در عوض نشان مي‌دهد که شما به پیشرفت خودتان اهمیت مي‌دهید. این کار شما را برای انجام دادن کارهای دشوارتر در آینده آماده مي‌کند.
برای همه فصول بازیکن خوبی باشید: خوب بودن و انجام کارهای بالا در شرایطی که اوضاع آرام است، کار چندان دشواری نیست. سوال اینجا است که در زمانی که شرایط بحرانی مي‌شوند شما چه کار مي‌کنید؟ افرادی که در این شرایط بتوانند کارها را به خوبی مدیریت کنند به چشم مدیران ارشد مي‌آیند و از آن پس روی آنها حساب ویژه‌ای مي‌شود. افرادی که مي‌توانند در اوضاع آرام از خود عملکرد خوبی نشان دهند، بسیار زیادند؛ ولی تنها تعداد کمی ‌از آنها مي‌توانند این عملکرد درخشان را در شرایط بحرانی هم حفظ کنند.
انتظارات مدیران از مدیر ارشد
مسلما مدیران زیر دست هم از مدیر ارشدشان انتظاراتی دارند
جهت درست بدهید: اگر من رهبر هستم، وظیفه دارم جهت سازمان را به وضوح مشخص کنم. اینکه چرا این جهت و هدف برای ما مهم است را به روشنی بیان کنم و بگویم که در صورتی که به این هدف برسیم چه مزایایی به دست مي‌آوریم. مدیران ارشد باید نتایج را به صورت عددی به زیر دستانشان نشان دهند؛ تنها گفتن این موضوع که نتایج باید بهتر از این باشد، برای کارکنان کافی نیست. باید به وضوح به کارکنان گفته شود که چه انتظاراتی از آنها مي‌رود.
هدف‌گذاری کنید: یک مدیر ممکن است فکر کند که کارش را به خوبی انجام مي‌دهد؛ ولی تا زمانی که هدفی برای رسیدن وجود ندارد، نمي‌توان میزان پیشرفت او به سوی هدف را سنجید. علاوه بر اهداف تیمي‌هر فرد باید بداند که به چه اهدافی باید برسد و زمان گرانبهایش را روی چه کاری سرمایه گذاری کند. زمانی که اهداف مشخص باشند، تشویق و پاداش هم به صورت عادلانه صورت مي‌گیرد.
بازخوردهای دقیق، زیاد و سريع به مدیران زیر دست بدهید: مدیران ارشد با بازخورد دادن به مدیران زيردست‌شان نشان مي‌دهند که به پیشرفت آنها اهمیت مي‌دهند و مي‌خواهند که آنها آینده درخشانی داشته باشند. کارکنان نباید برای گرفتن بازخورد منتظر گزارش‌های سالانه شوند. علاوه بر این باید به کارکنان ارزیابی دقیقی از کارهایشان ارائه داد. تنها گفتن آفرین و احسنت کافی نیست. همین فردی که کارش را خوب انجام داده است، مسلما با گرفتن یک ارزیابی دقیق مي‌تواند حتی بهتر از این هم عمل کند.
مصمم و سر وقت باشید: تنها مصمم بودن بدون سر وقت بودن، کافی نیست. باید همیشه تصمیمات را در زمان لازم گرفت و نباید تصمیمات را بدون گذاشتن وقت و انرژی لازم اخذ کرد. زمانی که اوضاع بحرانی مي‌شود، مدیر را باید زود خبر کرد. مشکل اینجا است که افراد اکثرا فکر مي‌کنند که کمک گرفتن از مدیر نوعی نشانه ضعف تلقی مي‌شود. در نتیجه تنها زمانی به سراغ مدیر مي‌روند که فکر مي‌کنند اوضاع پیچیده تر از آن شده است که خودشان از پس آن بر بیایند. در حالی که کمک گرفتن نه نشانه‌ای از ضعف که نشانه‌ای از اعتماد به نفس است.
در دسترس باشید: زمانی که مدیر ارشد از زیر دستانش انتظار دارد که او را در جریان رویداد‌ها قرار بدهند، باید در دسترس هم باشد. مسلما این کار به صلاح خود مدیر ارشد هم هست. در بسیاری از موارد مدیران ارشد از این موضوع که یک فرد خاص مي‌خواهد سازمان را ترک کند، تا زمانی که نزدیک در نرسیده است، مطلع نمي‌شوند. در حالی که اگر زودتر اطلاع بیابند، مي‌توانند جلوی او را بگیرند. علاوه بر این کارکنان و مدیران زیر دست باید بدانند که اگر به مدیر ارشد اخبار بد بدهند، او آنها را برای دادن آن خبر باز خواست نمي‌کند. آنها باید بدانند که مدیر ارشد مي‌داند که زمانی که آنها به او مراجعه مي‌کنند، در بسیاری از مواقع اوضاع چندان جالب نیست و اتفاق بدی رخ داده است.
صادق و صریح باشید: افراد زمان بسیاری را صرف فکر کردن به این موضوع مي‌کنند که یک خبر خاص را چگونه منتقل کنند که فرد مقابل ناراحت نشود. این موضوع مخصوصا در ارزیابی‌ها خودش را نشان مي‌دهد.
در ارزیابی‌ها صریح باشید: مثلا به جای اینکه بگویید «سخت کوش»، بگویید «هدف محور». تنها گفتن حقیقت برای پیشرفت افراد کافی نیست. اگر مي‌توانید موضوعی را در لفافه بگویید که چه بهتر؛ ولی حتی اگر نمي‌توانید این کار بکنید هم حقیقت را به کارکنانتان بگویید.
برنامه‌های حقوق و پاداش عادلانه ارائه دهید: افراد مایلند که با عدالت با آنها برخورد شود، به صورتی که عملکردشان در دستمزدشان نمایان باشد. کارکنان باید بتوانند از روی عملکردشان پاداش آخر سالشان را حدس بزنند؛ چرا که اگر اهداف روشنی وجود داشته است، آنها مي‌فهمند که چقدر در رسیدن به آن اهداف موفق بوده‌اند. این روند‌ها نباید در لفافه و به صورت راز باشند.
منبع: HBR