دوره آموزشی جامع قوانین و مقررات مالی، ویژه کارکنان محترم مدیریت امور مالی دانشگاه، در روزهای سیزدهم و چهاردهم تیر ماه برگزار گردید.
جلسه هم اندیشی کارکنان دارای مدرک دکتری با حضور معاونت اداری و مالی و مدیریت امور اداری و پشتیبانی در تاریخ ۱۹ اردیبهشت ماه ۱۴۰۵ برگزار شد. این نشست با هدف بررسی و تبیین نحوه اعمال مدرک دکتری در ساختار استخدامی و حقوقی کارکنانی که پیش از ابلاغ آییننامه جدید استخدامی، تحصیلات خود را آغاز یا به اتمام رسانده بودند، تشکیل گردید. در این جلسه، قوانین و مقررات مرتبط مورد بررسی دقیق و تجزیهوتحلیل قرار گرفت و مستندات موجود بازبینی شد. همچنین مقرر شد پیش از تصمیمگیری نهایی در هیئت اجرایی دانشگاه، شیوهنامهها و نحوه اعمال مدرک دکتری در سایر دانشگاههای کشور با همکاری همکاران ذینفع جمعآوری و مورد مقایسه قرار گیرد.
نشست مشترک هیئت مدیره شرکت تولید و توزیع کارکنان دانشگاه گیلان با معاون اداری، مالی و مدیریت منابع دانشگاه که در تاریخ 13 اردیبهشت ماه ۱۴۰۵ در سالن شورای پردیس دانشگاهی برگزار شد، اعضای هیئت مدیره شرکت ضمن ارائه برنامههای خود، آمادگیشان را برای ارائه خدمات اقتصادی در سطح دانشگاه اعلام کردند. معاون دانشگاه با اشاره به پتانسیلهای استان گیلان در ارائه خدمات اقتصادی به دانشگاه گیلان و بخش آموزش عالی کشور، حمایت دانشگاه از شرکت مذکور را منوط به سهامدار نمودن اعضای هیئت علمی و کارمندان با ارائه برنامههای اقتصادی شفاف دانست. وی تصریح کرد: در صورت تحقق این امر، شاهد فعالیت مؤثر و موفقیت شرکت خواهیم بود.
جلسه بررسی و تعیینتکلیف قراردادهای دانشگاه با حضور ناظران فنی قراردادها و اعضای کمیسیون معاملات در دفتر معاون اداری، مالی و مدیریت منابع دانشگاه برگزار شد. در این نشست، معاون اداری، مالی و مدیریت منابع دانشگاه ضمن تبریک روز کار و کارگر و همچنین روز معلم از تلاشها و زحمات کارکنان و اساتید دانشگاه قدردانی کرد. سپس کلیه قراردادهای جاری دانشگاه مورد بررسی قرار گرفت و گزارشهای مرتبط با روند اجرای آنها ارائه شد. با توجه به شرایط ویژه کشور، اعضای جلسه بر ضرورت بررسی دقیقتر بندها و تعهدات قراردادی تأکید کردند. بر اساس مصوبات این نشست، مقرر شد تصمیمگیری نهایی درباره کلیه قراردادهای دانشگاه در جلسه آتی کمیسیون معاملات انجام شود. همچنین تأکید شد در سال آتی، تجمیع قراردادها بهعنوان یکی از سیاستهای اصلی دانشگاه، با رعایت اصل رقابت در فرآیند انتخاب پیمانکاران برای قراردادهای سال آینده مورد توجه ویژه قرار گیرد.
نشست تخصصی با حضور معاون محترم اداری، مالی و مدیریت منابع، مدیر امور مالی و عاملین محترم مالی دانشگاه، روز شنبه ۵ اردیبهشتماه ۱۴۰۵ در دفتر معاونت مذکور برگزار شد. در این نشست، سیاستهای کلان مربوط به تغییر ساختار امور مالی دانشگاه تبیین گردید. بر این اساس، فاز نخست تغییرات با اصلاح و بازنگری در «تفویض اختیارها» در سازمان مرکزی آغاز شد تا پس از کنترل، نظارت و رفع چالشهای احتمالی، این تغییرات در سطح کل دانشگاه اجرایی گردد. از دیگر محورهای مهم این جلسه، ساماندهی فرآیند پرداختهای مالیاتی و بحث درباره استقرار یک «سامانه مالی یکپارچه» در دانشگاه بود. همچنین مقرر شد فرآیند «چرخش عاملین مالی» بین واحدها در آیندهای نزدیک اجرا شود تا از تبادل تجربیات و ارتقای دانش تخصصی بهرهمند گردد. در ادامه ، برای تسریع در انتخاب و پیادهسازی سامانه مالی تجمیعی، مقرر شد تیمی از دانشگاه جهت بازدید از دانشگاههای پیشرو در بخش مالی و کسب تجربه موفق، اعزام گردد.
دومین جلسه هیات اجرایی در سال ۱۴۰۵، روز یکشنبه ۳0 فروردین ماه در محل دفتر معاونت اداری، مالی و مدیریت منابع تشکیل شد. در این نشست، مقدمات بازنگری ساختار تشکیلاتی حوزه معاونت پژوهش و فناوری مورد بررسی قرار گرفت و مقرر گردید نهاییسازی این طرح در بازه زمانی کوتاهمدت انجام پذیرد. در ضمن با عنایت به اجرای آییننامه جدید ارتقای رتبه، در این جلسه با ارتقای رتبه ۱۵ نفر از همکاران و همچنین انتصاب ۴ نفر موافقت شد. در ادامه، موضوع دستورالعمل دورکاری مطرح گردید و مصوب شد متن نهایی آن تهیه و در جلسات آتی مورد بررسی قرار گیرد. همچنین قرارداد سال ۱۴۰۵ اعضای پیمانی و قراردادی بجز مواردی که فرآیند گزینش آنها هنوز تکمیل نگردیده ، تمدید شد.
بنا به پیشنهاد معاون اداری، مالی و مدیریت منابع و طی حکمی از سوی رئیس دانشگاه گیلان، خانم سیده سعیده حسینی جیرکوهی به سمت مدیر امور مالی دانشگاه منصوب شد. شایان ذکر است پیش از این آقای صادق عمویی، عهدهدار این مسئولیت بود.
بنا به پیشنهاد معاون اداری، مالی و مدیریت منابع و طی حکمی از سوی رئیس دانشگاه گیلان، دکتر هادی احمدی عضو هیئت علمی دانشکده فنی مهندسی شرق گیلان به سمت سرپرست مدیریت امور فنی و نظارت بر طرحهای عمرانی دانشگاه منصوب شد. شایان ذکر است پیش از این دکتر ناصر حمیدزاده عضو هیئت علمی دانشکده فنی عهدهدار این مسئولیت بود که به افتخار بازنشستگی نائل آمد. معاونت اداری، مالی و مدیریت منابع دانشگاه گیلان ضمن تقدیر از تلاشهای دکتر حمیدزاده، برای دکتر احمدی آرزوی موفقیت مینماید.
جلسه هیات اجرایی در تاریخ 19 اسفند 1404 در دفتر معاونت اداری ، مالی و مدیریت منابع دانشگاه با حضور اعضای هیات برگزار گردید . در ابتدای جلسه معاونت محترم اداری ، مالی و مدیریت منابع در رابطه با ساماندهی نیروهای شرکتی و ورود اطلاعات مربوط به آنان در سامانه منابع انسانی به منظور مدیریت هر چه بهتر این نیروها مطالبی را بیان کردند و مقررگردید اقدامات لازم توسط مدیریت محترم امور اداری و پشتیبانی انجام گردد. در ادامه درباره نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان محترم دانشگاه و چگونگی محاسبه امتیاز بهره وری آنان به کمک سامانه های موجود در راستای بهبود عدالت سازمانی بحث و تبادل نظر شد و همچنین مقرر شد مدیریت برنامه، بودجه و تحول اداری ، تشکیلات دانشگاه را به صورت فلو چارت برای تمامی واحد ها /معاونت ها تهیه کرده و طی جلسات با حضور مدیران هر قسمت بازنگری لازم انجام شود.سپس دستورات جلسه شامل اعطای پایه تشویقی و پیشنهاد های بررسی شده در کمیته نظام پیشنهادات دانشگاه مورد بررسی و تصویب قرار گرفت .
جلسه ستاد رفاهی دانشگاه در تاریخ ۳ اسفند ۱۴۰۴ در دفتر معاون اداری، مالی و مدیریت منابع با حضور اعضای ستاد برگزارشد. در ابتدا گزارشی از اقدامات صورت گرفته در حوزه رفاهی دانشگاه ارائه و پیشنویس آییننامه نحوه واگذاری خانههای سازمانی دانشگاه به کارکنان پس از استعلام مدیریت حقوقی جهت طرح در هیات رئیسه به تصویب رسید . سپس وضعیت فعلی ساکنان خانههای سازمانی مورد بررسی قرار گرفت و گزارشی از شرایط سکونت و مسائل موجود ارائه شد. در پایان مقرر گردید افراد ساکن غیر مجاز هر چه سریعتر خانه های مذکور را تخلیه تا متقاضیان واجد شرایط در خانه های مذکور اسکان یابند.
جلسه کمیته پدافند غیرعامل دانشگاه روز سه شنبه ۲۸ بهمن ماه ۱۴۰۴ در دفتر معاون اداری، مالی و مدیریت منابع برگزار شد. در این نشست، اعضای کمیته ضمن بررسی عملکرد دانشگاه در حوزه پدافند غیرعامل، گزارشی از اقدامات انجامشده در بخشهای مختلف ارائه کردند و میزان آمادگی واحدهای سازمانی در مواجهه با تهدیدات احتمالی مورد ارزیابی قرار گرفت. از مهمترین موضوعات مطرحشده در این جلسه، بررسی وضعیت آزمایشگاههای دانشکدگان علوم و تأکید بر ارتقای استانداردهای ایمنی و حفاظت فیزیکی و زیستی بود. همچنین تدوین «تقویم امور با اهمیت در بخش پدافند غیر عامل » در سطوح مختلف واحدهای سازمانی به منظور پیشبینی، برنامهریزی و مدیریت بهموقع رویدادهای حساس در دستور کار قرار گرفت. در ادامه، پیشنهاد راهاندازی رشتهای مرتبط با پدافند غیرعامل در مقطع کارشناسی ارشد که توسط دانشکده علوم پایه مطرح شده بود ، مورد تبادل نظرقرارگرفت و مقرر شد اقدامات کارشناسی لازم برای تدوین سرفصلها و اخذ مجوزهای مربوطه پس از تایید رئیس محترم دانشگاه و ارائه آن به دفتر گسترش انجام شود. در پایان این نشست، بر ضرورت تقویت رویکرد پیشگیرانه، افزایش هماهنگی میان واحدها ، اجرا مانورها و توسعه آموزشهای تخصصی در حوزه پدافند غیرعامل تأکید شد.
نخستین نشست تخصصی ستاد آمار و برنامهریزی دانشگاه، روز سهشنبه ۱۹ بهمن ماه ۱۴۰4، در محل اتاق معاونت اداری، مالی و مدیریت منابع برگزار شد. هدف اصلی این نشست، تعیین چارچوب فعالیتها و تدوین برنامههای اجرایی برای ساماندهی نظام آماری یکپارچه دانشگاه اعلام شد. در این جلسه که با حضور مسئولین و کارشناسان مرتبط تشکیل گردید، بر ضرورت ایجاد ساختار منسجم و هماهنگ آماری در سطح دانشگاه بهمنظور ارتقای نظام اطلاعاتی و بهبود فرآیندهای تصمیمسازی مدیریتی تأکید شد. مهمترین محورهای مورد بحث و تصمیمات اتخاذ شده در این نشست عبارت بودند از: طراحی و استقرار یک سامانه متمرکز و جامع آماری به عنوان زیرساخت اصلی مدیریت داده در دانشگاه. بهرهگیری از مشارکت هدفمند دانشجویان در فرآیند جمعآوری، پالایش و تحلیل دادهها، به عنوان یک ظرفیت علمی و اجرایی ارزشمند. تشخیص و اولویتبندی دادههای کلان و مورد نیاز مدیریت (Need Assessment) بر اساس نیازسنجی دقیق از واحدهای مختلف دانشگاه. هدایت پایاننامههای کاربردی دانشجویان تحصیلات تکمیلی به سوی حل مسائل واقعی و دادهمحور دانشگاه، بهگونهای که نتایج پژوهشی مستقیماً در خدمت بهبود فرآیندها و تصمیمگیریهای مدیریتی قرار گیرد. ایجاد زبان مشترک آماری در دانشگاه به عنوان یکی از الزامات بنیادین حرکت به سوی مدیریت دادهمحور. کاهش موازیکاری و حذف دوبارهکاری در فرآیندهای تولید آمار و گزارشها. تسهیل و استانداردسازی دسترسی مدیران و تصمیمگیران به اطلاعات صحیح، دقیق و بهموقع. شرکتکنندگان در این نشست، نقش یک نظام آماری یکپارچه و مشارکتمحور را در افزایش دقت، شفافیت و کارآمدی تصمیمگیریها در سطوح مختلف مدیریتی حیاتی دانسته و مقرر شد با برنامهریزی منسجم و همکاری تمامی واحدهای ذیربط، اقدامات لازم برای ساماندهی و بهینهسازی فرآیندهای آماری دانشگاه با سرعت و دقت بیشتری پیگیری شود.
در راستای ارتقای خدمات و تسهیلات رفاهی دانشگاه، نشستی با مدیریت بانک توسعه تعاون استان گیلان ، در تاریخ 1404/11/12 در دفتر معاون اداری ، مالی و مدیریت منابع برگزار گردید. در این نشست، راهکارهای بهبود و تسهیل اعطای وام به همکاران دانشگاهی، دانشجویان شهریه پرداز و نصب دستگاه خودپرداز در دانشگاه مورد بررسی قرار گرفت و حاضران دیدگاهها و پیشنهادهای خود را در خصوص توسعه همکاریهای دوجانبه مطرح کردند. در پایان جلسه، مقرر شد پیشنهادهای اجرایی بانک بهصورت رسمی به دانشگاه اعلام شود تا پس از بررسی و تصویب، اقدامات لازم در این زمینه انجام پذیرد.
در راستای ارتقای فعالیتهای رفاهی دانشگاه، نشستی با مدیریت بانک قرضالحسنه مهر ایران استان گیلان، به همت اداره رفاه، در تاریخ ۱۴۰۴/۱۱/۵ برگزار شد. در این جلسه، ارائه خدمات بانکی به دانشجویان شهریهپرداز و همچنین بررسی راهکارهای اختصاص وام قرضالحسنه به همکاران دانشگاه، مورد بحث و تبادل نظر قرار گرفت. در پایان این نشست، مقرر شد پیشنهادات اجرایی بانک بهصورت رسمی به دانشگاه اعلام و پس از بررسی، اقدامات لازم در این خصوص انجام پذیرد.
در نشست صمیمی با اعضای این کارگروه ، معاونت اداری ، مالی و مدیریت منابع دانشگاه با تقدیر از دستاوردهای مهم این کارگروه از زحمات و تلاشهای تمام اعضای کارگروه اقتصادی تشکر نموده و بیان کردند که کارگروه برای تکمیل و توسعه راهکارهای اقتصادی به فعالیت خودش ادامه داده و این کارگروه برای اولین بار با افراد متخصص و کارآمد به ارائه مشاوره به حوزه اداری ، مالی و مدیریت منابع پرداخته و امید است با رفع مشکلات موجود، تدوین برنامه جامع، پیشنهاد برگزاری دورههای درآمدزایی و تدوین مشوق های مالی برای درآمدزایی و برنامه ریزی دقیق تر در حوزه درآمدزایی، دانشگاه از یکی از مزایای آن که استقلال مالی دانشگاه است برخوردار شود.
دومین نشست شورای اداری و مالی دانشگاه در تاریخ 1404/10/29 در سالن جلسات معاونت فرهنگی برگزار گردید. در ابتدای جلسه، معاون محترم اداری، مالی و مدیریت منابع در خصوص وضعیت تخصیص بودجه دانشگاه در ۱۰ ماه گذشته از سال ۱۴۰۴، تغییرات اعمال شده در حقوق اعضای غیر هیئت علمی مطابق آییننامه جدید و همچنین جزئیات آییننامه جدید اعضای هیئت علمی و موارد رفاهی اضافه شده، توضیحاتی ارائه دادند. همچنین در ادامه، نحوه پرداخت حق التدریس و حق الزحمه پایاننامهها در پایان سال مورد بررسی و تبادل نظر قرار گرفت و به سوالات اعضای شورا در این زمینه پاسخ داده شد . در پایان جلسه، مدیر امور مالی با توجه به تفویض اختیار مدیران صاحب امضا توضیحاتی در قالب آییننامه مالی و معاملاتی دانشگاه ارائه نمود.
جلسه ستاد رفاهی دانشگاه در تاریخ ۲۸ دی ماه ۱۴۰۴ با حضور اعضای ستاد و به میزبانی معاونت محترم اداری ، مالی و مدیریت منابع دانشگاه برگزار گردید. در ابتدای جلسه، خانم پورقاسمی، سرپرست محترم اداره رفاه، گزارشی از اقدامات انجام شده توسط اداره رفاه و همچنین برنامههای آتی این اداره برای ارتقای سطح رفاه کارکنان ارائه نمودند.سپس معاونت محترم اداری ، مالی و مدیریت منابع ، در خصوص سیاستگذاریهای کلان ستاد رفاهی و نقش و وظایف اعضای کارگروه بیمه و کمیته نظارت بر عملکرد شرکتهای بیمه توضیحات لازم را ارائه کردند. در پایان جلسه، به بررسی و رسیدگی به درخواستهای واصله از سوی کارکنان دانشگاه پرداخته شد.
اولین نشست شورای راهبری تحول اداری دانشگاه با هدف تبیین مأموریتها، تعیین چارچوب فعالیت و برنامهریزی برای اقدامات اولیۀ تحول اداری در دانشگاه در اتاق شورای حوزه ریاست برگزار شد. دکتر علی باستی رئیس دانشگاه گیلان در این نشست، با تأکید بر ضرورت داشتن دانشگاه چابک، الکترونیک، پاسخگو و مبتنی بر عملکرد، خاطرنشان کرد: دانشگاهی که چابک نباشد و به شدت بروکرات باشد نمیتواند مشکلات خود و جامعه را حل نماید. رئیس دانشگاه گیلان همچنین بر اهمیت اصلاح فرآیندها و ساماندهی شوراها و کارگروههای موجود در دانشگاه، برنامهریزی برای تحول دیجیتال و سکوی هوشمند، شناسایی فرایندهای معیوب و سنجش دورهای مراجعان تأکید کرد. دکتر بابک توکلی معاون اداری، مالی و مدیریت منابع دانشگاه و دبیر شورای راهبری تحول اداری نیز در این نشست، با بیان اینکه مدیران پر مشغله مانع تحول هستند، به تشکیل شش کارگروه در راستای تحول اداری در دانشگاه اشاره نمود و بر ضرورت رفع چالشهایی نظیر یکپارچهسازی آمار و اطلاعات، سامانهها، جانشینپروری و اصلاح فرایندها در دانشگاه، تأکید کرد. مصطفی عسگرپور معاون منابع انسانی سازمان مدیریت و برنامهریزی استان نیز در این نشست، با بیان ماهیت عملکردی دانشگاه در راستای بهرهمندی استان از ظرفیتهای علمی دانشگاه به عنوان راهبر علمی، خواستار بررسی و حل معضلات و چالشهای موجود در استان با همکاری دانشگاه گیلان، بهعنوان پشتیبان علمی شد. شایان ذکر است در این نشست هر کدام از اعضای شورا به بیان نظرات و پیشنهادهای خود پرداختند.
مراسم تقدیر از رؤسای سابق و معارفه سرپرستان جدید ادارات رفاه، تدارکات و خدمات عمومی، در دفتر معاون اداری، مالی و مدیریت منابع برگزار شد. این مراسم با حضور مدیران و رؤسای ادارات حوزه اداری، مالی و مدیریت منابع برگزار گردید. در این مراسم، معاون اداری، مالی و مدیریت منابع ضمن تشریح برنامهها و سیاستهای جدید این معاونت، از زحمات و تلاشهای ارزشمند رؤسای سابق این ادارات قدردانی کرد و برای سرپرستان جدید در انجام مسئولیتها و پیشبرد اهداف سازمانی آرزوی موفقیت نمود.
نشست کمیته سرمایهگذاری دانشگاه در تاریخ 1404/10/06 با حضور اعضا و به میزبانی معاونت اداری، مالی و مدیریت منابع برگزار شد. در این نشست، معاون اداری، مالی و مدیریت منابع با اشاره به کاهش اعتبارات دولتی و افزایش نرخ تورم در بازار، بر ضرورت توسعه درآمدهای اختصاصی و کاهش وابستگی دانشگاه به منابع دولتی تأکید کرد و استقلال مالی دانشگاهها را از الزامات مهم شرایط کنونی دانست. در ادامه جلسه، اعضای کمیته دیدگاهها و پیشنهادهای خود را در خصوص اهمیت سرمایهگذاری و توسعه منابع مالی پایدار ارائه کردند. مهمترین محورهای مطرحشده در این نشست عبارت بودند از: لزوم کنار گذاشتن نگاه محافظهکارانه در حوزه درآمدهای اختصاصی و توجه ویژه به سرمایهگذاری پیشنهاد ایجاد شرکت سرمایهگذاری بهمنظور افزایش درآمدهای اختصاصی دانشگاه ضرورت اصلاح نظام پاداشدهی با هدف تشویق فعالیتهای سرمایهگذاری جذب اعضای هیأت علمی با رویکرد توسعهمحور انعقاد قراردادهای درآمدزا توسط اعضای هیأت علمی خبره تدوین دستورالعملهای اجرایی شفاف در حوزه سرمایهگذاری و توسعه درآمدهای اختصاصی لزوم ایجاد تشکیلات متناسب با سرمایهگذاری و بازاریابی در حوزه اداری و مالی این نشست در راستای تحقق استقلال مالی دانشگاه و توسعه پایدار منابع درآمدی برگزار شد و مقرر گردید پیشنهادهای مطرحشده در جلسات آتی بهصورت دقیق مورد بررسی و پیگیری قرار گیرد و از تجربیات دانشگاههای موفق در این حوزه بهرهبرداری شود.
به مناسبت ۲۶ آذرماه، روز حمل ونقل و رانندگان، معاون اداری، مالی و مدیریت منابع دانشگاه به همراه مدیر حوزه ریاست و روابط عمومی، مدیر امور اداری و پشتیبانی ، مدیر نظارت بر طرح های عمرانی و دبیر شورای صنفی رفاهی دانشجویان با حضور در واحد نقلیه دانشگاه، از زحمات و تلاشهای صادقانه همکاران این بخش تقدیر و تشکر کردند. در این دیدار، ضمن قدردانی از نقش مؤثر همکاران نقلیه در پشتیبانی از فعالیتهای دانشگاه، مسائل و مشکلات صنفی و رفاهی آنان مطرح و مورد بحث و تبادل نظر قرار گرفت. در پایان این نشست مقرر شد دانشگاه در حد توان و امکانات موجود، نسبت به پیگیری و رفع مشکلات این همکاران پرتلاش اقدام نماید.