معاونت اداری مالی و مدیریت منابع دانشگاه در راستای اجرای بخشنامه شماره 374899 مورخ 99/08/27 معاون رییس جمهور و رییس سازمان اداری و استخدامی کشور، بخشنامه ای به شرح زیر ابلاغ کرد.
1) از تاریخ 99/09/01 تا زمان اعلام وضعیت جدید از سوی دولت، وضعیت فعالیت و حضور کارکنان به شرح زیر خواهد بود:
الف) در واحدهای سازمانی مستقر در شهرها با وضعیت «زرد» ارائه خدمت با حضور دو سوم از کارکنان انجام خواهد شد. و سایر کارکنان به صورت دورکاری انجام وظیفه خواهند نمود.
ب) در واحدهای سازمانی مستقر در شهرها با وضعیت «نارنجی» ارائه خدمت با حضور 50% (پنجاه درصد) از کارکنان انجام خواهد شد. و سایر کارکنان به صورت دورکاری انجام وظیفه خواهند نمود.
ج) در واحدهای سازمانی مستقر در شهرها با وضعیت «قرمز» ارائه خدمت به صورت دورکاری انجام خواهد شد و حضور کارکنان برای انجام امور مربوط به حفاظت فیزیکی و حفاظت از تاسیسات دانشگاه و پشتیبانی از سامانه های الکترونیکی ضروری است.
2) از آنجا که وضعیت شهرها هفتگی اعلام می‌شود لذا شیوه حضور کارکنان نیز هفتگی برنامه‌ریزی شود. به عنوان مثال، در این تاریخ که در استان گیلان، وضعیت شهر رشت قرمز و وضعیت شهرهای صومعه سرا و رودسر زرد است فعالیت کارکنان دانشگاه در رشت براساس بند ج و در دو شهر دیگر براساس بند الف برنامه ریزی شود.
3) کارکنانی که دورکار هستند موظف به انجام وظایف سازمانی و پاسخگویی به تماس های کاری در ساعت اداری و پیگیری و انجام امور به ویژه از طریق اتوماسیون اداری می باشند. عدم انجام وظایف و عدم پاسخگویی در ساعت اداری غیبت تلقی می گردد.
4) مدیران واحدهای سازمانی مستقر در شهرهای «زرد» و «نارنجی» نسبت به برنامه ریزی لازم برای نوبت بندی کارکنان خود اقدام و به معاونت اداری و مالی اعلام نمایند.
تبصره: همکارانی که در شیفت کاری در واحد سازمانی حضور دارند لازم است از طریق ارتباط با همکاران دورکار خود، پاسخگوی تمامی ارباب رجوع باشند.
5) لازم است مدیران واحدهای دانشگاه، طوری برنامه‌ریزی کنند که ارائه خدمات به‌خوبی انجام و از انباشته شدن کارهایی که نیاز به حضور دارد جلوگیری شود. همچنین فعالیت های آموزش الکترونیکی به خوبی پشتیبانی گردد و تدابیر لازم برای جلوگیری از هرگونه وقفه در اجرای پروژه‌های حساس و در حال اجرای دانشجویان تحصیلات تکمیلی و حضور ایشان در چارچوب مقررات بهداشتی در محل انجام تحقیقات انجام شود.
6) از کلیه اعضای هیات علمی و غیر هیات علمی تقاضا می شود نسبت به انجام کلیه فعالیت‌های آموزشی، پژوهشی و اجرایی خود از طریق سامانه‌های الکترونیکی، همکاری لازم را با دانشجویان و سایر ارباب رجوع دیگر داشته باشند
7) مدیران واحدهای مختلف نسبت به نظارت و رصد کردن انجام وظایف اداری کارکنان دورکار خود از راه های مختلف از جمله اتوماسیون اداری در ساعت اداری اقدام نمایند.
8) در کلیه وضعیت های سه گانه شرایط هشدار، ماموریت اداری غیر ضرور لغو می گردد و ماموریت های ضروری با رعایت موارد ذکر شده در بند 7 بخشنامه سازمان اداری و استخدامی خواهد بود.
